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Ordnung 2.0

Papierkram digitalisieren: Die besten Apps um Dokumente zu verwalten

Geschätzte Lesezeit: ca. 4 Minuten

Foto von Sandra Spönemann

von Sandra Spönemann (@die_spoent_wohl)-

Umherfliegende Zettel und Briefe mit Eselsohren – das penible Sammeln und Abheften ist nicht jedermanns Sache. Muss es auch nicht sein: Wir haben Apps ins Visier genommen, die das Einscannen und Ablegen von Unterlagen so leicht wie möglich machen.

Im Grunde ließen sich Briefe, Rechnungen und sonstige Zettelwirtschaft einfach mit der Smartphone-Kamera abfotografieren und im Album/der Galerie speichern. Spezielle Apps dafür zu nutzen, bietet allerdings einige Vorteile:

Fileee punktet mit Volltextsuche und Cloud-Verknüpfung

Vor sechs Jahren gründeten drei Münsteraner das Startup 'Fileee'. Die Geschäftsidee ist im Grunde schnell erklärt: Mit Hilfe des eigenen Smartphones und der Fileee-Box aus Karton, lassen sich geschäftliche und private Unterlagen einscannen – Stichwort: Papierloses Büro. Dafür wird einfach die Fileee-App geöffnet und das Handy auf der Filleee-Box platziert (siehe Video).

Die Filleee-App erkennt von selbst typische Angaben auf Briefen, wie Absender, Datum, Rechnungsbeträge oder Kundennummern

Der Clou besteht unter anderem aus der automatischen Dokumenten-Erkennung. Das heißt, dass Filleee das Einlegen von Papieren erkennt und loslegt, ohne einen weiteren Knopfdruck beziehungsweise Touch erforderlich zu machen.

Die Fileee-App erkennt von selbst typische Angaben auf Briefen, wie Absender, Datum, Rechnungsbeträge oder Kundennummern und bietet eine integrierte Volltextsuche, um Dokumente später leicht wieder auffindbar zu machen.

Besonders nützlich sind zudem die Verknüpfungsmöglichkeiten. Fileee ist in der Lage, Dokumente aus verschiedenen Cloud-Systemen – darunter Dropbox, OneDrive und Google Drive – zu importieren und mit bereits eingescannten Dateien zusammen zu führen. Wer im großen Umfang scannt, kann Tags zur Sortierung nutzen. Relativ neu ist außerdem eine Verknüpfung zu lexoffice, wodurch die professionelle Buchhaltung erleichtert wird.

Fileee auf der SCALE 11, CeBIT 2017

Fileee-Mitarbeiter auf der SCALE 11 in Hannover (CeBIT 2017).  

Quelle: (Sandra Spönemann) 

Fileee auf der SCALE 11, CeBIT 2017

Fileee-Mitarbeiter auf der SCALE 11 in Hannover (CeBIT 2017).  

Quelle: (Sandra Spönemann) 

Fertig eingelesene Papiere können in der Fileee-Papierbox abgelegt werden. Am Rand der Box sind farbige Markierungen zu erkennen, die Teil eines weiteren Features sind: Brauchst du doch nochmal Zugriff auf das Original, zeigt dir die App an, auf welcher Höhe sich das Dokument in der Box befindet. Die Höhe entspricht dann einem der farbig markierten Bereiche. Kein übles Vermarktungssystem, denn auf diese Weise kaufen User langfristig mehrere Boxen.

Um die App benutzen zu können, braucht ihr einen Fileee-Account. Die Registrierung ist kostenlos, es existiert jedoch ein Abo-Modell in Abhängigkeit von der Anzahl der Dokumente, die ihr monatlich einscannen möchtet. Bis zu 15 Dokumente dürft ihr monatlich kostenlos mit Fileee einlesen. Ein Premium-Abo erlaubt zum Preis von 3,99 Euro / Monat das Einscannen von 200 Dokumenten. In der Version für Professionals (17,99 Euro / Monat) bis zu 2000. Ein Set aus Aufsatz und Box kostet 44,95 Euro, jede weitere Box 19,95 Euro.

Summary Scanner: Unterlagen editierbar einscannen

Als Alternative gibt für Android-User den 'Summary Scanner'. Mit der App könnt ihr ebenfalls per Smartphone euren Papierkram digitalisieren und genau wie Fileee verfügt auch diese Scanner-App über eine Volltextsuche, um abgespeicherte Dokumente wieder zu finden. Aus Sicherheitsgründen bietet es sich an, Unterlagen als PDF zu exportieren – zumal dieses Format Speicherplatz spart.

Zu den Highlights des Summary Scannery zählen Features wie die Übersetzung in andere Sprachen (über 100) und die Editierbarkeit des gescannten Textes. Wer keine Lust zum Lesen hat, kann sich die Schriftstücke sogar vorlesen lassen. Abgespeicherte Files dürfen darüber hinaus mit anderen via Facebook, Dropbox und Email geteilt werden.

So wunderbar diese Funktionen auch klingen, hakt es wohl im Moment noch etwas bei der Umsetzung. Laut User-Kommentaren im Google Play Store, stürzt der Summary Scanner häufiger ab oder macht Fehler bei der Text-/Bilderkennung. Alex K. schreibt: "Die App-Idee ist super, aber erkennt leider nicht immer alles. Allerdings habe ich auch nur eine acht Megapixel Kamera. Ich benutze stattdessen die Google Fotoscanner App, auch wenn ich den Text dann leider nur als Bild habe." Da regelmäßig Updates erscheinen, besteht Hoffnung, dass die Scan-App zukünftig stabiler läuft.

Für iOS und Android: ScanBot

Neben Bildern und Dokumenten digitalisiert der Scanbot auch QR- oder Barcodes. Mit dieser App kannst du Unterlagen wahlweise als PDF oder JPG speichern und es existieren Verknüpfungen zu allen großen Cloud-Diensten: iCloud, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Amazon Drive, MagentaCLOUD und vielen mehr. Ebenso wie Fileee und der Summary Scanner hat auch der Scanbot Tools an Bord, um Aufnahmen durch Zuschneiden und Begradigen zu optimieren. Dokumente lassen sich bei Bedarf mit vier verschiedenen Filtern aufhübschen.

Es lohnt sich, einen Blick auf die Scanbot Pro zu werfen, denn ein Pro-Account erlaubt das Einfügen von Kommentaren und das Hinzufügen von Unterschriften zu Dokumenten. Auch hier steht dank OCR eine Volltextsuche zur Verfügung. Für zusätzlichen Schutz vor unbefugtem Zugriff, haben die Entwickler einen Passcode-Schutz eingebaut. Alternativ lässt sich Scanbot auch per Fingerabdruck schützen.

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1 Kommentar
Siggi

Hallo, das Programm ist ja komplett das gleiche wie meins. Ich verwende https://one-folder.com . Vielen Dank jedenfalls für euren Artikel, fileee werde ich mir auch mal ansehen. Vllt. ist das ja sogar besser? VG Siggi