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Die Ämter blockieren

Wir verschicken zu viele Briefe - warum die E-Mail dieses Problem nicht löst

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von Sebastian Hardt (@hardtboiled)-

Briefe aufsetzen ist lästig, doch hierzulande leider viel zu häufig noch unumgänglich: Gerade bei der Kommunikation mit dem Amt ist dieses verglichen mit der E-Mail veraltete und ineffiziente Medium noch immer alternativlos. Dabei sind die Weichen für papierloses Kommunizieren mit Verwaltung und Co. seitens der EU längst gestellt. Wie man es richtig macht, zeigen unsere skandinavischen Nachbarn.

Freunde und Familie halten wir über Messenger auf dem Laufenden, Meetings mit Arbeitskollegen werden virtuell oder per VoIP abgehalten und mit intelligenten Assistenten wie Alexa organisieren wir per Sprachbefehl sogar unseren Alltag. Web-basierte Kommunikation über digitale Medien ist so verbreitet, weil sie unkompliziert und dazu schnell und konkurrenzlos günstig ist. Einer der Pioniere der digitalisierten Kommunikation, der eigentlich weitaus effizienter ist als sein Papier-Pendant, aber lahmt kurioserweise – die gute alte E-Mail.

E-Mail noch immer im Hintertreffen

Die verbindliche Kommunikation per E-Mail liegt noch im Hintertreffen.

Unglaubliche 19 Milliarden Briefe haben die Deutschen 2016 laut Statista verschickt. Die dadurch entstandenen Kosten (finanzielle wie ökologische) sind astronomisch. Viele dieser Briefe werden nach Erhalt eingescannt, fotografiert oder auf andere Weise digitalisiert, damit sie in privaten wie geschäftlichen digitalen Datenbanken abgelegt werden können – ein geradezu absurder Vorgang.

Leslie Romeo, Leiter De-Mail bei 1&1, sieht das naturgemäß ähnlich: "Die Digitalisierung dessen, was eigentlich auf der Hand liegt, befindet sich noch immer im Hintertreffen", stellte er während eines Vortrages am Stand des Branchenverbandes Bitkom auf der diesjährigen CeBIT fest. Gemeint ist die verbindliche Kommunikation von Informationen per E-Mail, also zum Beispiel zwischen Bürger und Verwaltung.

eIDAS: Es könnte so einfach sein

Bisherige Lösungsansätze sind zu technokratisch und unbequem.

Das Problem: Vom inhaltlichen Standpunkt her betrachtet ist die Papierform häufig nicht nur nicht notwendig, sondern vielfach schlicht ineffizient. Juristisch betrachtet führt in vielen Fällen aber leider noch immer kaum ein Weg vorbei am klassischen Briefumschlag. Denn in ihrer ursprünglichen Form ist die E-Mail unverschlüsselt und veränderbar. Zudem ist die Übermittlung nicht garantiert und der Absender nicht verbindlich ausweisbar. "Damit ist die E-Mail nicht verbindlich im Sinne einer juristischen Belastbarkeit", resümiert Romeo.

Bisherige Lösungsansätze mit Signaturen und erforderlicher Zusatz-Hardware wie Kartenleser und dergleichen lösten im Grunde zwar das Problem, seien aber viel zu technokratisch und unbequem. Auch der vor einigen Jahren eingeführte DE-Mail-Standard erfülle zwar verwaltungsrechtliche, aber keine zivilrechtlichen Erfordernisse. Hoffnungen legt der 1&1-Manager indes in die sogenannte eIDAS-Verordnung - eine EU-Verordnung, die sowohl Dienste für eindeutige Signaturen als auch Zeitstempel neu regelt und somit eigentlich die größten Hürden aus dem Weg schafft.

Digitale Kommunikation scheitert im Amt

Wer noch in Briefform kommunizieren will, zahlt eine Gebühr.

Wäre da nicht der deutsche Verwaltungsapparat - denn dieser tut sich nach wie vor schwer mit der Digitalisierung des Schriftverkehrs, womit Anwendern schlicht konkrete Anwendungsfälle fehlen. Das kennt jeder aus seinem Alltag mit der Kommunikation eines beliebigen Amtes: Papierberge mit Zweizeilern wechseln den Besitzer, obwohl der übermittelte Informationsgehalt marginal ist. E-Mails hätten nur einen Bruchteil des Aufwands gekostet. Aber: "60 Prozent der DE-Mail-Kunden können unseren Dienst nicht nutzen, wenn sie mit ihrer Verwaltung kommunizieren wollen", so Romeo.

Dass es auch anders geht, zeigen unsere nördlichen Nachbarn. In Dänemark seien schon 80 Prozent der Briefwechsel mit Ämtern durch verbindliche E-Mails ersetzt worden. Ursächlich sei laut Leslie Romeo eine konsequente Umsetzung der eIDAS-Verordnung auf allen Ebenen. Wer jetzt noch in Briefform mit dem Amt kommunizieren will, obwohl eine elektronische Alternative zur Verfügung steht, könne dies zwar noch tun - müsse dafür aber eine Gebühr berappen. Romeo: "Die Dänen haben sich durch die Anordnung vom Staat nicht einmal gegängelt gefühlt, weil es so einfach viel bequemer ist."

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